前段时间,汉森商学院优秀学员-王九峥同学成功和商学院对接了“联报万象物流”企业,推动了大连海事大学举办了此次第十届大学生物流设计大赛,非常优秀。
下文内容是根据九峥同学在60天冬训群内分享内容的全面梳理:能够说是一份关于组织物流比赛活动全面而细致的落地实操手册,里面的内容思路清晰、落地,值得借鉴!
本文主要以举办校内物流方案设计大赛的视角切入,从六个部分:目的、资源、策划、宣传、运营和总结的角度,把比赛的完整流程和注意要点进行阐述,内容充实、结构明晰、语言通俗、详略得当,比较完美地诠释了一场完整的比赛从无到有、从始到终的宏观思路和操作的过程,是组织比赛和活动人必看的实操宝典。
作为一场物流方案设计大赛的发起者和组织者,甚至是实施者,一定要清楚的知道为啥要组织这次比赛,清楚组织比赛的目的和意义至关重要,这涉及到几方面的问题:
前期策划时,反反复复问自己,为何需要组织这次比赛?思考必须明确,态度必须坚决,这样才能够坚持到最后而不是半途而废,这样行动才有指南和可以反思的角度,不时地反问自己,是不是偏离了组织比赛的初衷呢?
相信一个人的力量几乎不可能支撑起一次校内的比赛,肯定需要组织一个团队,有些人可能是社团主席或有其他校内身份,组织起来一个团队不是很费力,但是如果没有相应身份背景,就真需要找到几位志同道合的伙伴,而所谓的 “志”,也就是我说的组织比赛的目的;
我们买一个产品、享受一个服务,尚且要思考一下为何需要投入精力和时间,何况是一场比赛呢?这里可能有人会说,我们不是物流方案设计大赛吗?这很明确啊,肯定是为了更好的提高物流方案设计的能力呗?请注意在说这点的时候,有一个问题不要忽略,如果是位连物流方案设计是什么都不清楚的“小白”,会怎么思考呢?另外还有人可能会说,我们有丰厚的奖品呢?肯定是能吸引不少人的,先不说为了这丰厚的奖品做了多少努力,但是真正能得到这奖品的又有多少人呢。因此一个明确的目的是也还是为了中期宣传用的,一次小小的思考投资我相信会为你带来大大的回报。
如果比赛要宣传,尤其是线下宣传以及之后的比赛举办,肯定要和校方接触,怎么和相关老师沟通说明呢;若需要其他社团的帮助,如:团委、学生会、社联或其他组织,又如何向他们做出官方解释呢?我想要完成以上几点,组织比赛的目的是很重要的,这也是为什么我要第一点来说明它。
资源的准备与策划的明确是相辅相成的,有的情况下是因为有了这个资源,在策划中就可以来体现这一点,有的情况是因为策划中需要,我们就必须来筹集这个资源。大家每个人的情况不同,拥有的资源情况也不一样,下面仅从外部资源的角度,来谈谈这样一场比赛必须要有的资源。
一个人不可能组织并实施这样一场比赛,会出现的意外情况很多,有可能都想不到处理方法,甚至即使有了办法,也可能没时间去处理,因此一个团队的协同工作显得十分重要。注意是一个有组织性的团体,团体虽然人数不一定很多,但是无论是多少人,不能离开管理,若你是比赛的发起人和负责人,对团队人员的管理是核心工作之一,否则一个无效率无目的无组织的团队,有时会起到反作用。
人脉资源具体说来很复杂,首先是学校的相关老师和指导员,他们控制着社团组织和活动,有权利决定你是不是能够在哪里挂条幅和彩喷来宣传,决定你该不会是可以借一个教室办个宣讲会,因此,必须有他们的支持。其次,就是校内的其他组织或人员,学校要是有物流类型社团的话,能和他们主席交流肯定是上策,或者是创新创业类的社团、学生会、团委、社联等。最后,就是企业有关人员,这一点对于比赛很重要,物流方案设计是针对于哪个企业、哪个项目、哪类问题呢,这个案例很重要,因为这是比赛开展的基础和核心,而参赛队员提出问题最多的方面也是针对案例的,企业还能给一些奖品奖励,若是比赛奖项是去企业参观或者实习,这样的奖励要比一般的奖品来的更实际。
这里还是主要谈经费,因为要是有了足够的经费,其他很多资源都不是问题,宣传费用,运营费用,奖品奖励等等。但是要是没有足够的经费怎么办?这里我提两点看法,第一点是“挣”经费,一般有三个渠道:
第一个是老师,老师的相关项目可以报销经费;第二个是校方,学校每年会给学院一笔经费用于学生活动的开支,这部分是可以合理报销的;第三个是企业赞助,这个就涉及到拉外联了,如果之前你的物流案例是企业出的,已经找到了企业资源,那我估计问题不大,也就是经费多少的问题,要是没有的话,就会涉及到与拉企业赞助的问题,要和企业相关人谈判时,心中清楚我能做到的程度是什么,我最大的优势是什么,我的期望底线是什么?这样才可能开展谈判。
第二点是“省”经费。资源的筹集方面大体上说完了,但是作为管理者,我们不仅要拥有资源还要会使用资源,怎么样去使用手头的资源办一场影响力较大的比赛,请继续往下看。
一份策划是活动从准备到实施的重要节点,它由上承接了前期的准备工作,包括自己的思考和资源的筹集,由下为之后的活动实施提供了计划和办法,因此是很重要的一点。那么如何写一份既出彩又实际的策划书是活动组织的第一大事,在具体说明策划书写前,除了之前提到的要明确目的和筹集资源外,还有一些思考很重要——“六要素”。
时间是指比赛的时间结点和过程,包括前期宣传和比赛各环节的时间,一个合理的时间很重要,例如要和学校其他重大活动避免冲突,具体比赛时间点的明确可以让想要参赛的人员有个良好的心理预期,有利于之后工作人员和参赛团队的良性协同;
地点是指宣传地点和比赛地点,宣传地点我会在之后再细谈,比赛地点是指大赛团队答辩的环节时的地点,选择地点的主体问题不仅在于交通的便捷性,还在于人数的控制上(坐席数量和舞台情况),把比赛变成一场“晚会”呢,还是仅仅是专业性的技术答辩会,也因为这个想法的不同,会涉及到二次宣传的问题;
人物是指参赛人员的限制和特点,打个比方说,就是一个公司产品所定位的主要客户,物流方案设计大赛面向的主要对象的明确,对我们宣传工作具备极其重大意义,主要有两个方面:一是参赛人员年级要求;二是参赛人员专业要求;
起因是指这个比赛来自什么地方?若是学校没有举办过这种类型的比赛,对于前期的宣传工作就需要充分准备,要考虑到很多问题,有的预报名学生会问:这个比赛是哪里来的呢?我怎么之前都没有听说过呢?因此,明确比赛的目的并找到官方的宣传途径成为了策划的起因;
经过是指比赛的主要环节设计和组织,比赛怎么报上自己的姓名去参加?如何能得到奖项?这样一些问题需要提前思考和明确,报上自己的姓名去参加不单单是填一个报名表的问题,还包括资格认证和信息交流的问题;得到奖项还要包括比赛流程的设计和作品提交与评分过程;
结果是指最终比赛结果和活动组织结果,一个好比赛是完整的,不仅是过程完整,还要是结尾完整,如果奖项仅仅是证书和简单的礼品,那么决赛答辩的结束是结尾,但是若比赛奖项有参观和实习的话,怎么样确定获奖人员并和企业交接清楚后续工作,让获奖同学顺利体验结束才是结尾。
上面谈了写策划前要明确和思考的问题,让团队在一起进行头脑风暴。那么一份好的策划书究竟应该包含哪几大部分,这块是仁者见仁、智者见智的问题,简单谈一下我的想法:
第二,比赛的目的和意义(之前提到的目的篇,目的的明确和面向对象与评分原则有关系);
第七,评分细则(可以借鉴往年的国赛评分标准,要注意评分标准在初赛、复赛和决赛会有一些变化);
第八,奖项设置(奖品资源的分配问题,一等奖、二等奖、三等奖等设置的数量和具体的奖励办法);
第九,联系方式(如何获取官方资讯?如何与工作人员取得联系?在哪里交材料?在哪里下载材料?);
第十,工作安排(团队中的每一个人主要负责的工作是什么,以及在具体节点时必须要格外注意的事情);
第十一,需要注意的几点与应急预案(要考虑到比赛过程中有极大几率会出现的问题,提前思考出一套备用方案以应对不时之需);
附件(根据不一样的需要而不同,可能包含报名表、评分具体细则、企业介绍、实习情况介绍等等)。
宣传工作是组织比赛的开始,是前期的工作对外展现的时候,需要非常注意细节和比赛形象打造,因此必须要小心细致,不容犯任何错误,尤其是宣传的材料要多次检查再提交,那么宣传工作具体又该怎么样开展呢?本文将宣传工作分为三个阶段依次说明:
确定线上和线下的宣传渠道和方式,一般的宣传方式有以下几种:线上有校园网(官方)、各大校内平台的“微信公众号”、各班级的班群等,线下有条幅、彩喷、海报、传单、板报、广播、宣讲会、老师或指导员推荐、社团推荐等等,根据学校、受众和经费的真实的情况,考虑定下宣传方式,然后开始下一步材料的准备工作。
不同的宣传方式重要的是内容和形式的结合,内容可以来源于策划,但要信息量简化且集中、直接又不同,因此要找到比赛最能吸引受众的点来“炒作”。还需要注意留下必要信息,最重要的是如何能与工作人员取得联系;另外就是内容和形式的结合,有了移动互联网以及大量的工具软件,一篇好的软文,一个有趣段子,一系列的图片等,需要用心去思考和设计,这也是检验团队技术能力的时候。
按照计划来开展宣传工作,线上线下的负责人各司其职,随时彼此交流了解情况,必须要格外注意的有:第一,要合理的利用时间和组织人力。例如传单在哪里发放收益最大,是人流密集的路段,还是图书馆的自习室,还是在晚上去寝室等。第二,要注意安排专门的工作人员来为预报名的人来解答。这个工作非常细致又重要,预报名的人可能通过你们的一些平台入群,如何通过解答留住他们,是一个很大考验,因此就需要有能力会沟通的人负责。第三,要时时刻刻准备思路调整。一旦比赛的报名情况和预想的相差较大,过多需要调整人力资源,过少需要反思宣传方式和时间,还能够正常的使用口碑力量扭转局面,先说服几个有一定的影响力的人(导员、老师、社团主席部长)来间接的影响到受众。
后期与其是说宣传,更多的是和预参赛人员交流,明白他们的需求。例如,需不需要做一个关于物流方案设计的讲座,把一些普遍的问题和解答做成材料并发给预报名人员,帮助没有组建团队的同学来找到伙伴。这种宣传工作是具体而详细的,能展示出比赛准备的充分性和专业性,让预报名人员能够对比赛的质量和公平放心,保证留下更多的人最终报名。
从确定参赛团队名单到决赛以及后续奖项的结束的整一个完整的过程称为运营期。不同的比赛策划,对于比赛时长要求是不一样的,因此,比赛的阶段也是不同的。从参赛名单到初赛晋级名单,再到复赛晋级名单和最终决赛获奖名单,这些名单都承载了一个阶段内的比赛成果,那么每一个阶段都需要开展的主要工作以及必须要格外注意的问题有哪些呢?
初赛和复赛,把这两项放在一起来说,因为复赛多数情况是初赛的一种延伸和细化,从比赛内容到形式没有区别。从具体工作步骤来看:
对于报名成功的队伍,最好给队长发一条短信反馈通知,会显得比赛非常正规,确定参与比赛的团队和人数后,进一步确定每次晋级的淘汰率,最终能保证决赛的竞争效果。
物流案例在之前的资源篇已准备好了,最终再检查一遍,在通知说明的时间节点,发到统一平台或每个队长的邮箱中,保证收到且无问题。
对于一些与案例有关的问题,要具体识别后作答,不能从工作人员这边透漏有关案例的想法和解释。
什么时间如何提交?收电子版、纸质版还是都有?谁来评选并打分?这样一些问题必须明确。再强调一下评选问题,要找到专业的老师或企业人事,进行公平合理的打分,最终能给出各参赛队的各单项得分情况及指出问题和不足。
短信通知并说明下一阶段比赛主要内容和流程。从第一点到第五点,说明了初赛的组织流程和注意要点,复赛与其基本类似,但是能稍有不同,例如,复赛能安排专业指导老师,辅助各参赛团队成长,也能安排一次讲座,给晋级到复赛的团队来一次内训。
决赛,需要现场答辩、现场评分以及现场颁奖,非常考验工作人员对一场活动的控制能力。若是专业方面技术答辩会形式的决赛主要是小众化和专业化,但是对评委的要求很高;若是晚会形式的决赛主要是大众化和互动性强。本文针对晚会形式来说明:
将决赛的会场切分一下,分四个部分:选手答辩区域,评委评分区域,观众互动区域,后台工作区域。因此,针对不一样的区域开展准备工作,选手答辩区域:PPT展示顺序、互动环节安排、PPT放映问题和话筒分配等;评委评分区域:桌牌布置、评分打分材料、参赛文案材料和饮用水等。会场布置也包括宏观层面的,如条幅、彩喷、鲜花、一些宣传材料、团队介绍海报等,都可当作加入的元素。
另外,在决赛工作人员安排上,具体分为主持人、礼仪人员、技术人员、场控人员、核分人员等。主持人要准备主持稿,准备话筒电池;礼仪人需要准备座位图、证书奖品、鲜花托盘、穿着合适的服装;技术人员要准备机动电脑、比赛开头、转场、颁奖和结束的PPT与音乐、互动环节的平台设置(微信平台互动);场控人员分为三类:一是专门为选手工作的场控,提前通过队伍抽签确定出场顺序,在现场提前通知下一组团队准备,二是专门为观众服务的场控,应该清楚座位安排,带好胶带剪刀等布置会场工具以及布置会场的材料,为观众解答困惑以及让现场保持安静有序,还要负责比赛过程照片或者视频的记录,三是机动人员,可以在场控人员中多余出1-2人,留作紧急调用;核分人员主要是为评委席服务的,打分条收取并核分统计,解答评委的问题,为评委递送材料和饮用水等。另外还要有对全局把控的管理人员,能及时有效地发现问题并充分调动人力资源。
主要的流程:主持人介绍比赛情况(包括比赛背景、组织方、到场的评委嘉宾、比赛的过程、入围的团队以及评分要求,可以在开场时候放一段比赛情况说明和决赛团队介绍的VCR);每一组团队答辩展示环节(有明确的时间限制,包括答辩时间和现场提问评分时间);与现场观众互动的环节(在中场休息时,利用微信平台与观众开展互动,带动晚会的气氛);致词和颁奖典礼环节(后台核分人员确定奖状奖品,前台现场互动或邀请组织方人员总结,最后由主持人宣布团队得分和得奖情况,由现场评委或嘉宾颁奖合影,主持人说结束词收尾)。
主要包括两个部分:一部分是后期奖品的交接问题,例如,说是要去参观企业,也没有一点人联系这个事情;说是要去企业实习,留下的企业电话都打不通。这样不是一个完整优秀的比赛做法,但是有些事情又不是比赛实施方能明确给出的,尤其是作为一个学生,因此要和企业明确责权问题,到哪一步后应该是企业来交接,具体交接流程,把自己的责任划清楚很重要。另一部分是指一些其他团队内部的后期工作,包括:会场的清扫和整理工作、后期的宣传工作(通讯稿或新闻稿)、后期团队的总结和反思等。
在具体开展每一项工作时,建议都要有记录,例如:相关发票凭据、会议记录、宣传时的照片,组织活动时的视频等,一是有利于向赞助方等他人交代,二是有助于对比赛的回顾和总结。首先要明确做总结的意义,其实上面说了那么多,都是组织比赛或者活动的经验,对比赛活动的反思,更能看出个人的能力,对以后的职业规划有帮助;对比赛活动的反思,可以让你成长的更快,举办一次比赛的经历能受用终生;对比赛活动的反思,可以增进团队的感情,是一种大学 “战友”的情谊!
那么要从哪些角度去做总结呢?下面给出一点简单的建议,包括:思维逻辑能力(前期思考的到底完不完整,是不是为后期问题埋下了祸根)、语言表达能力(与团队协同沟通是不是清晰顺畅、与外人沟通的时候是不是精当合理)、组织执行能力(能不能把策划中的想法落实、能不能很好的管理控制团队),还有灵活应变能力、心理抗压抗干扰的能力、文字书写整理、设计创造能力等等。也可以从他人口中多了解一下自己,把自己发现的问题和他人分享,还可以从更宏观的角度,思考组织一场比赛的经典范式。
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